Как работает согласование бронирований на Островок Командировки
Функция согласования позволяет легко контролировать заказы всех тревел-услуг: сотрудники за пару кликов могут отправить запрос на бронирование, а ответственный менеджер — подтверждать или отклонять все запросы в личном кабинете.
Чтобы подключить функцию, пожалуйста, свяжитесь с вашим аккаунт-менеджером или службой поддержки.
Когда пригодится процесс согласования
Стоимость услуги выходит за рамки тревел-политики. Например, сотрудник выбирает отель стоимостью 10 000 рублей в сутки при лимите в 9 000 рублей. В этом случае можно указать причину для бронирования конкретного отеля и отправить запрос тревел-менеджеру.
Компании важно согласовывать все заказы сотрудников, даже в рамках тревел-политики. В этом случае тревел-менеджер может получать запросы по всем бронированиям.
Компании важно дополнительно отслеживать все оформленные бронирования. В этом случае тревел-менеджер может получать уведомления о бронированиях.
Как настроить согласование бронирований
Настройки схемы согласований доступны пользователям с ролями «Мастер» и «Тревел-менеджер».
1. Перейдите в настройки личного кабинета → «Тревел-политики».
2. Создайте новую тревел-политику или проверьте условия уже существующей. Выберите подходящий вариант: «Можно бронировать вне политики без согласования» или «Можно бронировать вне политики, но требуется согласование».
Важно: схему согласования невозможно настроить без тревел-политики.
3. Перейдите во вкладку «Схема согласования» → «Добавить».
4. Укажите название схемы и выберите подходящие настройки в блоке «Бронирование услуг».
Разрешить бронирование без повторного согласования, если стоимость изменилась на %. Рекомендуем включать эту настройку, чтобы сэкономить время, так как цены могут незначительно меняться из-за курса валют и других факторов.
Например, сотрудник отправил запрос на бронирование стоимостью 10 000 рублей, но за время согласования стоимость увеличилась до 11 000 рублей. Если настройка не включена или указано значение менее 10%, потребуется повторное согласование. Если включена и указано значение 10%, сотрудник сможет оформить бронирование за 11 000 рублей сразу после согласования.
Важно: настройка действует только на конкретный тариф. Забронировать другой тариф с похожей стоимостью не получится.
Разрешить пользователям с ролью Self booker запрашивать дополнительные услуги. Если настройка включена, сотрудник сможет добавить к бронированию питание или другие услуги. Дополнительного согласования для них не предусмотрено, так как стоимость будет известна только после обработки запроса службой поддержки.
Если настройка включена, для добавления услуги в бронирование понадобится запрос от тревел-менеджера.
Обязательно вложение при отправке на согласование.
Если настройка включена, сотрудник не сможет отправить запрос без прикреплённого документа — например, служебной записки или приказа на командировку.
5. Укажите, для каких услуг будет применяться схема согласования и выберите тип.
Запрос отправляется согласующему лицу на почту и в разделе «Согласование» в личном кабинете. Сотрудник может завершить бронирование только после одобрения запроса.
Уведомление отправляется после оформления бронирования, которое сотрудник может завершить без предварительного согласования.
Согласование не требуется — сотрудник оформляет бронирование без запроса, уведомление не отправляется.
6. Настройте шаги согласования. Обратите внимание, что согласующим лицом может быть пользователь с ролью «Мастер», «Тревел-менеджер» и Selfbooker.
Последовательное согласование — запрос должны рассмотреть несколько согласующих в определённой очерёдности. Для этого добавьте несколько шагов и выберите согласующего для каждого шага.
Важно: если на предыдущем шаге выбран тип «Уведомление» или «Согласование не требуется», второй шаг добавить не получится.
Параллельное согласование — запрос должны рассмотреть несколько согласующих без определённой очерёдности или любой из нескольких согласующих. Для этого добавьте несколько согласующих в один шаг.
Важно: если запрос должны одобрить все согласующие, поставьте галочку в поле «Требуется согласование от всех».
7. Нажмите «Создать».
Как привязать схему к сотруднику
Перейдите в настройки личного кабинета → «Сотрудники».
В строке нужного сотрудника нажмите на три точки → «Редактировать».
Выберите схему согласования, нажмите «Сохранить».
Схему согласования также можно указать для группы сотрудников: для этого перейдите в настройки личного кабинета → «Департаменты».
Как отправить запрос на согласование
Тревел-менеджер
Пользователь с ролью «Тревел-менеджер» может бронировать услуги без согласования — для этого в карточке сотрудника нужно поставить галочку в поле «Разрешить пропускать менеджеру процесс согласования для бронирования услуг».
Selfbooker
Пользователь с ролью Selfbooker в блоке «Согласование заказа» на странице бронирования указывает причины нарушения тревел-политики (при наличии) и отправляет запрос на согласование.
Дополнительно можно оставить комментарий и прикрепить файл — вся информация поступит согласующему.
2. Заказ отображается в разделе «Поездки» со статусом «Ожидает согласования». Если запрос одобряют, статус меняется на «Согласовано», если нет — на «Не согласовано». Если согласующий не успел рассмотреть запрос в течение 24 часов, статус изменится на «Истёк срок согласования».
В карточке заказа отображается дата согласования, имя согласующего и комментарий (при наличии).
3. После согласования нужно завершить бронирование.
Если тариф изменился, но соответствует указанному в схеме отклонению в стоимости, пользователь может оформить бронирование без повторного согласования.
Если тариф больше недоступен или новая цена не подходит под условия, система предложит найти новый тариф или отправить запрос на повторное согласование.
Как рассмотреть запрос о согласовании
Согласующий получает уведомление о запросе на электронную почту.
Запрос также появляется в разделе «Согласование». Здесь можно одобрять или отклонять запросы и следить за их статусами.
Как скачать Excel-отчёт по согласованиям
Перейдите в раздел «Поездки».
Нажмите «Excel-отчёт» и выберите в списке формат «По согласованиям».
Выберите нужный период и услуги.
Выберите нужную информацию (названия столбцов отчёта) по каждой услуге. Чтобы добавить столбцы, нажмите на область под названием услуги — появится выпадающий список. Чтобы ускорить процесс, используйте поле «Поиск по данным».
Эти настройки не обязательно выставлять каждый раз, когда хотите скачать отчёт — все отмеченные поля сохраняются, пока вы не измените их вручную или не очистите кэш.
Нажмите «Скачать».